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[教學]如何讓Word XP特殊範本用出不一般的效果

大家平時可以只是使用Word直接來編輯文章了，其實，在Word中有很多非常實用的範本，大家平時注意靈活使用，能夠給我們工作帶來一些意想不到的高效與方便。
1、巧設默認頁面大小和自動縮進
用Word XP創建的檔的默認頁面是A4大小 ，而且不自動縮進。因此，我們每次都必須打開“頁面設置”對話方塊進行設置，手工調整也非常麻煩。而且，在Word XP中也沒有設置默認範本選項可供我們選擇，不過，巧妙利用Word XP的範本功能可以輕鬆解決這兩個問題。
（1）單擊“檔”→“頁面設置”，調出頁面設置對話方塊，將頁面大小及上下左右邊距設置自己所需的值，如筆者經常使用它來寫作，每次左右拖動捲軸查看文章不太方便，所以把寬度設置小了一些，為15釐米，高度不變，仍為29.7釐米；
（2）按下Ctrl+T鍵兩次，使整個文章的每段自動縮進兩格；
（3）單擊“文件”→“保存”命令，並選擇保存類型為文檔範本檔，由於Word啟動時其默認Normal.dot範本就已經啟動，所以此時我們無法直接保存為Normal.dot文件。我們先把它保存為Normal1.dot文件；
（4）進入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾（或C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates），這時可以看到兩個範本檔Normal.dot和Normal1.dot。刪除原來的 Normal.dot文件，再選中Normal1.dot檔，並按下F2鍵將它重新命名為Normal.dot檔，使其成為默認範本。
（5）新啟動Word，這時新建的檔已經自動縮進，且頁面也窄了許多，說明剛才的設置已經生效了。
2、生成稿紙文檔
WPS 2000/Office中有一個非常令人自豪的稿紙方式輸出功能，利用它可以很方便地輸出稿紙文檔。其實，Word XP能夠生成稿紙文檔，而且控制起來更為靈活。
（1）安裝Word XP稿紙功能
默認情況下，Word XP的稿紙功能沒有被安裝，選擇“檔”→“新建”功能表命令，並在右邊視窗出現的“新建文檔”視窗任務格中單擊“根據範本新建”下的“通用範本”專案，然後在彈出“範本”對話方塊，單擊“報告”標籤，並雙擊其中的“稿紙嚮導”專案，系統會提示你插入Office XP安裝光碟，就可以成功安裝稿紙範本。
注：如果你使用的是Word 2000，那請在“範本”對話方塊，單擊“其他文檔”標籤，然後也可以雙擊“稿紙嚮導”項目來啟動。
（2）設置稿紙選項
首先要通過稿紙嚮導進行設置，在嚮導的開始視窗中直接按下“下一步”按鈕繼續；接下來選擇稿紙大小及方向，可以在B5、A4、B4三種紙型中選擇；接下來 是選擇稿紙網路線種類，在這裏並設置字數和行數和網格方式；在選擇頁號位置這一步，可以自由設置顯示的文字和顯示位置，本例中顯示位置為右下角、顯示文字為“電腦應用文萃”。你也可以在這個文本中鍵入自己單位的名稱和自己的姓名，從而使得你的稿紙方式更具個性化。最後，單擊“完成”按鈕即可生成一個空白的 稿紙方式檔，而且Office XP會把稿紙範本檔拷貝到Word XP中，下次使用時就不需要插入Office XP光碟了。
小提示：WPS 2000/Office稿紙和 Word XP稿紙之對比：WPS 2000/Office只能選擇幾種固定的稿紙模式，而Word XP中可以自由設置稿紙大小及方向、選擇稿紙網路線種類等資訊，而且它們之間可以進行自由地組合，這樣Word XP的稿紙使用起來明顯較WPS 2000/Office的稿紙方式靈活。不過，WPS 2000/Office不會出現字元出格現象，但Word XP畢竟是“泊來品”，利用它製作的稿紙有時會出現漢字不對齊、不在格中的現象。
3、妙用Word轉換多篇文檔
有時我們需要一次轉換多個文檔，比如將HTML檔轉為Word檔，或將Word檔轉為Txt文字檔案等，Word XP已經為我們準備好了工具，下面就讓我們使用這個法寶吧！筆者以轉換多個TXT檔到Word XP格式檔為例介紹。
（1）安裝範本
首先將要轉換的檔放在同一個檔夾中，然後單擊“檔”功能表中的“新建”命令，並在“新建文檔”視窗任務格中選擇“其他文檔”選項卡，雙擊其中的“轉換 嚮導”圖示，單擊“確定”按鈕。請注意：這個範本默認情況下Word XP中沒有安裝，所以此時你必須插入Office XP的安裝光碟。
（2）開始轉換
★此時Word XP提示我們轉換，直接按“下一步”按鈕繼續。 
★在出現對話方塊中，可以看到它既可以將其他檔格式轉換為Word文檔格式，也可以將Word文檔轉為其他檔格式。我們選擇第一個單選按鈕，並從下列表框中選擇“純文本”，再單擊“下一步”鈕。
★在這一步要求選擇原始檔案夾和目標檔夾。單擊“原始檔案夾”和“目標檔夾”旁邊的“流覽”按鈕，就可以設置存放原始檔案的檔夾和轉換後目標檔夾。
★接下來我們選擇要轉換的檔，從檔列表框中雙擊即可把它加到轉換列表中（如圖4），當然我們也可以單擊“全選”按鈕把這些檔全部。最後單擊“下一步”按鈕，並單擊“完成”按鈕。
“檔轉換過程”可以要等上一段時間，對話方塊中會顯示其轉換進度。轉換結束後，會問我們是否還要轉換其他檔。選擇“否”，檔轉換完成，你可以去目標檔夾中看一下了。
小提示：
★如果我們想把WPS檔轉換為Word檔，或者想把Word檔轉換為WPS，那WPS和Word檔都不要加密。否則會造成轉換不成功，而且有可能會引起Word停止響應；
★要通過這種方法來實現WPS和Word檔的互換，則必須安裝WPS檔轉換器，否則在第3步中看不到WPS File選項，也無法轉換。Word轉換程式支援檔眾多，包括RTF檔、WEB頁檔、WPS檔、Lotus 1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，這個強大的功能會給我們帶來很大的方便。
★Word XP中的範本種類很多，我們除了可以使用這些特殊的範本外，大家還可以選擇“檔”功能表下“新建”命令，打開“新建文檔”窗格，並選擇“Microsoft.com上的範本”專案，可使用網路上的範本。